5 điểm chết trong teamwork là một cuốn sách hay nói về hành trình chinh phục một nhóm nhà lãnh đạo trong một công ty phần mềm của vị CEO mới tuyển về công ty trong tình trạng công ty kinh doanh đang tuột dốc. Tác giả 5 điểm chết trong teamwork là ông Patrick Lencioni, nhà sáng lập, chủ tịch tập đoàn The Table, một công ty tư vấn chuyên phát triển đội ngũ nhân viên cao cấp và cải thiện chất lượng đội ngũ công ty. Với vai trò là một diễn giả tài năng, ông đã tiếp xúc và làm việc với hàng ngàn nhân viên cao cấp, những công ty hàng đầu thế giới, các công ty khởi nghiệp, trường đại học và các tổ chức phi lợi nhuận. 5 điểm chết trong teamwork là một thông điệp đơn giản mà vô cùng sâu sắc gửi đến những ai đang nỗ lực trở thành một nhà lãnh đạo tài tình. Sau đây là mô hình 5 điểm chết trong teamwork
Điểm chết thứ nhất: Thiếu sự TIN TƯỞNG
5 điểm chết trong teamwork thứ nhất là sự tin tưởng là điều quan trọng nhất trong việc gắn kết một đội ngũ. Không có sự tin tưởng đồng nghĩa với không có tinh thần đội nhóm. Vấn đề của việc thiếu sự tin tưởng là do các thành viên họ không thực sự thoải mái để chia sẻ với nhau về những điểm mạnh, điểm yếu của mình. Vì thế họ không thể nào tin tưởng lẫn nhau.
Về cơ bản các thành viên trong nhóm phải thoải mái bộc lộ ra những điểm yếu dễ tổn thương của mình với nhau.
Điểm yếu bao gồm các nhược điểm, khuyết điểm, lỗi lầm của bản thân. Các thành viên chỉ cảm thấy thoải mái với nhau thì họ mới có được sự tin tưởng lẫn nhau.
Trong một nhóm nếu thiếu sự tin tưởng lẫn nhau sẽ phải trả một cái giá rất đắt. Thay vì tập trung vào công việc thì phải tốn rất nhiều thời gian và năng lượng để giải quyết các mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên. Các thành viên họ sẽ e ngại trong các cuộc họp, ngại nhờ người khác giúp đỡ và đề nghị giúp đỡ người khác. Thiếu sự tin tưởng sẽ làm tinh thần của mọi thành viên đi xuống rất nhanh, hiệu quả làm việc cũng đi xuống dẫn đến nhiều thất bại. Thậm chí còn làm các thành viên chán nản tăng tỉ lệ xin nghỉ việc.
Khắc phục
Sự tin tưởng giữa các thành viên nó không đến một sớm một chiều mà cần có một thời gian dài để các thành viên hiểu rõ nhau hơn. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ các thành viên tin tưởng nhau hơn.
Trao đổi thông tin cá nhân
Đây là cách đơn giản nhất và có thể thực hiện trong vòng chưa đầy một giờ. Trong cuộc họp các thành viên cùng nhau trao đổi thông tin với nhau. Tránh những câu hỏi nhạy cảm, tế nhị. Các thành viên có thể hỏi thăm về gia đình, sở thích, những chuyện đáng nhớ thời ấu thơ….
Qua việc trao đổi thông tin này sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau và có thể gắn kết với nhau hơn. Chỉ cần có một chút thông tin nhỏ có thể các thành viên đã xóa bỏ các khoảng cách với nhau.
Đánh giá hiệu quả làm việc nhóm
Ở phương pháp này yêu cầu các thành viên phải hợp tác, phối hợp với nhau mới có thể mang lại hiệu quả cho công việc. Các thành viên ai cũng đều phải đóng góp vào công việc. Sau đó các thành viên sẽ nêu và phát biểu ý kiến của mình thông thường thì nhóm trưởng sẽ là người phát biểu đầu tiên.
Xem xét xu hướng và tính cách hành vi cá nhân
Có thể nhận biết được hành vi của một cá nhân dựa vào khoa học và thực tế thông qua cách nói chuyện và hành động của họ. Việc này có thể sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, từ đó xóa bỏ khoảng cách giữa các thành viên.
Trải nghiệm hành động nhóm
Để có thể thực hiện phương pháp này các hoạt động ngoài trời sẽ giúp các thành viên hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau. Từ đó có thể giúp các thành viên củng cố tinh thần đồng đội.
Điểm chết thứ thứ hai: Sợ XUNG ĐỘT
Có thể bạn chưa biết, tất cả các mối quan hệ trường tồn đều phải trải qua những xung đột. Tuy nhiên những xung đột đó là những xung đột tích cực, không phải là những xung đột để công kích nhau. Điều này có thể đúng trong nhiều trường hợp như hôn nhân gia đình, bạn bè… chứ không chỉ áp dụng trong kinh doanh.
Mỗi cá nhân trong team cần phải phân biệt được các “xung đột”. Thế nào là xung đột xây dựng, thế nào là xung đột mang tính công kích, thế nào là xung đột mang tính luồn lách, trốn tránh. Trong quá trình thảo luận nên bỏ qua cái tôi cá nhân mà hãy nghĩ đến công việc và tranh luận theo hướng tích cực. Tranh luận tích cực giúp các thành viên cảm thấy thoải mái hơn trong cuộc họp. Giúp đội nhóm giải quyết các vấn đề nhanh chóng hơn. Khi kết thúc cuộc tranh luận các thành viên sẽ không bận tâm và cảm thấy nhẹ nhàng với những xung đột vừa rồi.
Những đội nhóm tránh né việc tranh luận sợ làm tổn thương các thành viên sẽ mãi không giải quyết được vấn đề. Cuối cùng sẽ lại rơi vào tình trạng bế tắc, không có hướng giải quyết hợp lý. Khi các thành viên thoải mái tranh luận họ đưa ra những ý kiến hay, mỗi người đóng góp một chút sẽ xây dựng nên ý tưởng lớn từ đó giúp cuộc tranh luận nhẹ nhàng hơn.
Sự khác biệt giữa các nhóm “sợ xung đột” và nhóm “Sẵn sàng xung đột”
Những nhóm sợ xung đột
- Các cuộc họp sẽ trở nên nhàm chán
- Bỏ qua những chủ đề gây tranh cãi vốn rất quan trọng cho sự thành công của đội nhóm
- Tạo điều kiện cho những cuộc đấu đá sau lưng và bắt đầu công kích lẫn nhau
- Không thu thập được các ý kiến và quan điểm của các thành viên trong nhóm
- Mất thời gian và công sức để giả vờ hạn chế làm mất lòng nhau
Những nhóm sẵn sàng xung đột
- Cuộc họp trở nên sôi nổi và thú vị hơn
- Có thể ghi nhận và khai thác các ý kiến của tất cả thành viên
- Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng
- Giảm thiểu yếu tố giao tiếp dè chừng và giả tạo
- Thảo luận những vấn đề thiết yếu
Cách khắc phục nỗi sợ xung đột
Đầu tiên là các thành viên trong nhóm phải thừa nhận việc xung đột là tốt. Nếu chỉ cần có một thành viên không hợp tác thật sự rất khó.
Khai thác xung đột
Trong nhóm lúc nào cũng phải có người đưa ra các vấn đề ẩn khúc để các thành viên tranh luận. Đưa vấn đề đó ra làm chủ đề chính và các thành viên sẽ tranh luận để giải quyết vấn đề đó. Có thể chọn ra một thành viên đảm nhiệm vai trò này trong cuộc họp hay buổi thảo luận nào đó.
Sự cho phép đúng thời điểm
Các thành viên trong nhóm cần phải có trách nhiệm trong công việc, không được trốn tránh các cuộc tranh luận. Để biết được sự xung đột diễn ra có đúng thời điểm hay không hãy xem xét biểu hiện của các thành viên. Xem thử họ có đang thoải mái với cuộc tranh luận, hãy nhắc nhở cho họ biết rằng những gì họ làm là cần thiết. Sau khi buổi họp kết thúc bạn nên nhắc nhở họ thảo luận vì lợi ích của nhóm và không nên tránh né ở những lần tiếp theo.
Vai trò của người lãnh đạo
Người lãnh đạo cần phải lưu ý không nên can thiệp vào cuộc tranh luận quá sớm. Nếu can thiệp sớm các thành viên sẽ không có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn. Điều này làm cho mối quan hệ của họ ngày càng căng thẳng hơn.
Điểm chết thứ thứ ba: Thiếu CAM KẾT
Cam kết bao gồm hai yếu tố đó là sự minh bạch và sự chấp nhận. Trong cuộc họp mọi ý kiến đều được công khai minh bạch. Sau khi đưa ra quyết định, các thành viên sẽ tuân theo ý kiến đó. Sau khi rời cuộc họp các thành viên sẽ không còn nghi ngờ mình có nên hỗ trợ những hoạt động đã được nhất trí trong cuộc họp không.
So sánh một đội nhóm có cam kết và một đội nhóm thiếu cam kết.
Đội nhóm có sự cam kết
- Có các định hướng và có mối ưu tiên rỏ ràng
- Có thể hướng toàn bộ đội ngũ đi vào một mục tiêu chung
- Phát triển kỹ năng học hỏi từ những sai lầm
- Biết tận dụng thời cơ trước khi các đối thủ thực hiện điều đó
- Không ngần ngại tiến lên phía trước
- Không dè dặt hay cảm thấy tội lỗi khi cần điều chỉnh hướng đi
Đội nhóm không có sự cam kết
- Khiến các thành viên mơ hồ về định hướng và ưu tiên trong công việc
- Bỏ qua thời cơ do phân tích tình huống quá cẩn trọng và trì hoãn đến mức không cần thiết
- Tạo ra sự thiếu tự tin và sợ thất bại
- Thảo luận đi thảo luận lại các quyết định
- Khiến các thành viên hoài nghi lẫn nhau
Cách khắc phục điểm chết thiếu cam kết
- Truyền đạt thông điệp: vào cuối buổi họp các thành viên sẽ xem xét lại quyết định đã chọn. Thống nhất những gì cần thông báo đến những người liên quan.
- Đặt ra thời hạn: Để tính cam kết được hiệu quả hơn cần phải có cột mốc thời gian cụ thể và các cột mốc này phải được tôn trọng.
- Kế hoạch dự phòng và tình huống xấu nhất: Đưa ra kế hoạch dự phòng và tình huống xấu nhất phòng khi xuất hiện sự thiếu cam kết từ các thành viên. Điều này sẽ làm cho các thành viên biết được cái giá họ phải trả khi thiếu cam kết.
Điểm chết thứ thứ tư: Trốn tránh TRÁCH NHIỆM
Né tránh trách nhiệm là hành vi ứng xử kém văn hóa, các thành viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, tìm cách lẩn trốn công việc, báo cáo đau bệnh, đổ lỗi do chưa được đào tạo ….
Nguyên nhân dẫn đến vấnđề trốn tránh trách nhiệm do cơ chế tổ chức quyền lực và quản trị. Do quản trị nguồn lực của doanh nghiệp có chất lượng và hiệu quả thấp. Nhìn chung “bệnh trốn tránh trách nhiệm” một phần do nhân viên và một phần do ban lãnh đạo doanh nghiệp quyết định.
Một đội nhóm né tránh trách nhiệm sẽ ra sao?
- Gây ra sự bực tức giữa các thành viên có chuẩn mực làm việc khác nhau
- Khuyến khích những điều tầm thường
- Không giữ đúng thời hạn hoàn thành công việc và không đạt được kết quả tốt
- Đặt toàn bộ gánh nặng lên vai của người lãnh đạo, người duy nhất giữ tinh thần kỷ luật trong nhóm.
Cách khắc phục:
- Công khai các mục tiêu và tiêu chuẩn
- Đánh giá đơn giản và thường xuyên về sự tiến triển trong công việc: Các thành viên có thể đánh giá công việc mà họ cảm thấy đồng nghiệp đang làm so với mục tiêu đề ra ban đầu. Nếu mục tiêu vẫn còn quá xa họ sẽ tự nhìn nhận ra công việc của mình mà không trốn tránh trách nhiệm
- Phần thưởng tập thể: Thay vì khen thưởng các nhân nên khen thưởng tập thể. Cá nhân trốn tránh trách nhiệm sẽ cảm thấy phần thưởng không xứng đáng với bản thân. Và tập thể cũng không chấp nhận một thành viên dậm chân tại chỗ, không có nỗ lực trong công việc.
Điểm chết thứ thứ năm: Không quan tâm đến KẾT QUẢ
Kết quả là sự nỗ lực của một tập thể trong một thời gian làm việc. Nếu không quan tâm kết quả thì không thể đánh giá được sự nỗ lực của nhóm có thành công hay chưa.
Không quan tâm đến kết quả các thành viên không tập trung dồn sức vào công việc. Để có thể đạt được những mục tiêu đề ra. Mà họ đơn giản chỉ làm cho có để có thể tồn tại và sống sót. Trong công việc phải quan tâm đến kết quả, khao khát đến với chiến thắng. Thì tập thể mới thành công được.
So sánh một đội nhóm quan tâm đến kết quả và một đội nhóm không quan tâm đến kết quả.
Đội nhóm quan tâm đến kết quả
- Giữ được những thành viên quan tâm đến mục tiêu chung
- Giảm thiểu các hành vi mang tính chủ nghĩa cá nhân
- Mong muốn thành công và không muốn thất bại
- Hưởng lợi từ những thành viên biết ưu tiên mục tiêu chung hơn các mục tiêu và mong muốn cá nhân
- Tranh sao lãng
Đội nhóm không quan tâm đến kết quả
- Trì trệ/không phát triển
- Hiếm khi đánh bại được các đối thủ
- Mất những thành viên quan tâm đến kết quả
- Khuyến khích các thành viên tập trung vào sự nghiệp và mục tiêu cá nhân
- Rất dễ bị sao lãng
Cách khắc phục không quan tâm đến KẾT QUẢ
Khi làm việc nên đưa ra những kết quả rõ ràng và chỉ thưởng cho những thành viên có đóng góp để mang lại kết quả đó. Nhưng đừng chỉ áp dụng biện pháp này. Khi chỉ áp dụng biện pháp này các thành viên sẽ nghĩ chỉ với lương. Mới là động lực làm việc duy nhất. Việc tuyên thưởng với một thành viên đã cố gắng trong khi vẫn chưa có kết quả. Sẽ làm cho họ hiểu rằng kết quả cuối cùng cũng không quan trọng.
Tổng kết
Vừa rồi là 5 Điểm Chết Trong Teamwork tóm tắt mà bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng nên biết để có kỹ năng lãnh đạo tốt hơn. Tuy nhiên đây chỉ là lý thuyết, các nhà lãnh đạo cần áp dụng vào thực tế để có được kinh nghiệm đúng cho riêng mình.
Học Viện Doanh Nhân PTI – Tập Đoàn Giáo Dục Đào Tạo PTI
- Địa chỉ trường PTI tại HCM: 106/4 Đường Trường Chinh, Tân Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (Xem bản đồ)
- Địa chỉ trường PTI tại HN: Tầng 14, Tòa nhà Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 0363.38.31.38
- Email: dkhocviendoanhnhanpti@gmail.com
- Website: https://hocviendoanhnhanpti.edu.vn/
