Trong môi trường làm việc hiện đại, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ, thúc đẩy sự hợp tác và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Để nâng cao kỹ năng này, cá nhân cần có phương pháp rèn luyện hiệu quả. Vậy, làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong công việc? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu những biện pháp nâng cao kỹ năng giao tiếp. Giúp bạn trở nên tự tin hơn, xây dựng mối quan hệ bền vững và đạt được thành công trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì?
Kỹ năng giao tiếp là tập hợp các hành vi, quy tắc, và cách ứng xử giữa các cá nhân hoặc giữa một cá nhân với một nhóm. Một cuộc giao tiếp được coi là thành công khi đạt được mục đích giao tiếp giữa người truyền đạt thông tin và người tiếp nhận.
Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến “Nghệ thuật giao tiếp”. Vậy tại sao giao tiếp lại được coi là một nghệ thuật? Để trở thành một người giao tiếp giỏi, chúng ta cần phải phát triển nhiều kỹ năng khác nhau. Như: kỹ năng quan sát, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục, và kỹ năng diễn đạt,…
Trong công việc, giao tiếp không chỉ giới hạn ở việc trao đổi trực tiếp (face-to-face). Nó còn bao gồm giao tiếp qua văn bản, email, và các loại chứng từ khác.
Lợi ích của kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì?
Trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng. Nó là chìa khóa dẫn đến thành công, tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. Dưới đây là một số vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc:
- Thể hiện rõ ràng và đầy đủ ý kiến cá nhân thông qua giao tiếp.
- Tạo dựng phong cách cá nhân qua lời nói và cử chỉ.
- Nâng cao khả năng truyền thông, tạo thiện cảm với người đối diện.
- Giảm thiểu những hiểu lầm có thể dẫn đến mâu thuẫn.
- Giúp các cá nhân hiểu nhau hơn, tăng tinh thần đoàn kết và chia sẻ thông tin.
- Tạo sự tự tin khi trò chuyện và chia sẻ với người khác.
Từ xa xưa, ông cha ta đã có câu “Học ăn học nói học gói học mở”. Câu này để nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà mọi cá nhân cần có. Đồng thời cũng là yếu tố then chốt bên cạnh kỹ năng quản lý nhân sự, giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp.
Hình thức giao tiếp trong công việc
Giao tiếp là quá trình tương tác và ứng xử giữa các cá nhân hoặc giữa cá nhân với một nhóm người. Vậy, trong thực tiễn có những hình thức giao tiếp chủ yếu nào?
Giao tiếp bằng lời nói
Đây là hình thức giao tiếp phổ biến nhất. Việc truyền tải thông tin thông qua lời nói giúp gia tăng hiệu quả trong trao đổi và phản hồi. Trong môi trường doanh nghiệp đa văn hóa, sử dụng từ ngữ phù hợp sẽ giúp xóa bỏ rào cản ngôn ngữ và văn hóa. Đối với các nhà quản trị, kỹ năng giao tiếp lưu loát trong công việc còn giúp tạo động lực cho nhân viên.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ là cách trao và nhận thông điệp thông qua biểu hiện bên ngoài như ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, và ngôn ngữ cơ thể. Theo nghiên cứu, yếu tố phi ngôn ngữ chiếm tới 55% trong việc tác động đến người khác. Một số loại giao tiếp phi ngôn ngữ gồm:
- Haptics: Sử dụng cảm giác chạm trong giao tiếp để khơi gợi cảm xúc. Như sự yêu thương và lòng thông cảm.
- Kinesics: Nghiên cứu về ngôn ngữ cơ thể, bao gồm cử chỉ, tư thế và nét mặt. Trong tâm lý học, nét mặt và cử chỉ thường cung cấp thêm thông tin về đối thoại hơn là lời nói.
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong công việc vừa để trao đổi thông tin lại vừa thể hiện phong thái, sự tinh tế của bạn. Nhiều nhà quản lý thường trau dồi kỹ năng để có thể “đọc vị” một cá nhân thông qua hành vi và cử chỉ. Điều này cho thấy tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ trong công việc.
Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết
Ngôn ngữ viết là hình thức giao tiếp đòi hỏi sự cân nhắc và chọn lọc kỹ lưỡng trước khi truyền tải thông tin. Với sự hỗ trợ của dấu câu, ký hiệu và văn tự. Người viết có thể biểu đạt rõ ràng và chính xác nội dung muốn truyền đạt. Vốn từ vựng trong ngôn ngữ viết rất phong phú và có thể thay thế. Giúp thông tin được truyền đi với độ chính xác cao và ít bị thay đổi.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc bằng ngôn ngữ nói tốt là tránh sử dụng từ ngữ khẩu ngữ hay từ địa phương; cấu trúc câu phải rõ ràng, mạch lạc và văn phong lịch sự, phù hợp với môi trường công sở.
Giao tiếp trực quan
Giao tiếp trực quan bao gồm bản vẽ, phác thảo, biểu đồ và đồ thị. Đây là hình thức giao tiếp giúp truyền đạt thông tin trực quan và sinh động.
Tùy thuộc vào từng ngành nghề, có những loại hình giao tiếp trực quan khác nhau. Giúp người lao động dễ dàng nắm bắt thông tin mà đối phương muốn truyền đạt. Ứng dụng của kỹ năng giao tiếp trong công việc bằng hình thức này trong ngành kỹ thuật là các bản vẽ và biểu đồ. trong ngành marketing là các bản phác thảo và đồ họa.
Phương pháp học kỹ năng giao tiếp trong công việc hiệu quả ?
Để phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc, bạn có thể thực hiện các công việc sau:
Nghiêm túc lắng nghe
Tập trung hoàn toàn vào người đang nói và loại bỏ các yếu tố gây xao lãng từ môi trường xung quanh. Tránh ngắt lời và lắng nghe kỹ lưỡng trước khi phản hồi. Đặt câu hỏi để đảm bảo bạn hiểu đúng ý của người nói.
Nắm vững kiến thức, thông tin
Hiểu rõ về chủ đề hoặc vấn đề bạn đang thảo luận. Sắp xếp thông tin một cách logic để trình bày rõ ràng và có hệ thống. Giúp người nghe dễ dàng nắm bắt.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Duy trì giao tiếp bằng mắt để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với người đối diện. Sử dụng cử chỉ và biểu cảm để hỗ trợ thông điệp của bạn. Giữ thái độ cởi mở và thân thiện để tạo môi trường giao tiếp tích cực.
Trình bày ý kiến rõ ràng
Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong công việc bạn cần sử dụng ngôn từ rõ ràng và chính xác. Tránh những từ ngữ mơ hồ hoặc quá phức tạp. Dùng ví dụ và minh họa để giải thích ý kiến của bạn. Nếu cần, hãy đặt câu hỏi để làm rõ các điểm quan trọng.
Hiểu người nghe
Điều chỉnh cách giao tiếp dựa trên đối tượng và ngữ cảnh. Thay đổi ngôn ngữ và phong cách giao tiếp sao cho phù hợp với người nghe.
Tự tin
Phát triển khả năng thể hiện sự tự tin khi giao tiếp. Đừng sợ mắc sai lầm. Quan trọng là bạn học hỏi từ những sai lầm đó và cải thiện kỹ năng của mình.
Tự đánh giá và cải thiện
Thường xuyên tự đánh giá kỹ năng giao tiếp của mình và tìm ra những điểm cần cải thiện. Học hỏi từ phản hồi của người khác và từ những kinh nghiệm trong quá khứ để nâng cao khả năng giao tiếp.
Học kỹ năng giao tiếp trong công việc từ người khác
Quan sát và học hỏi cách giao tiếp của những người có kỹ năng xuất sắc trong lĩnh vực hoặc tổ chức của bạn. Những người này có thể cung cấp những gợi ý quý giá và các phương pháp hiệu quả để bạn áp dụng.
Thực hành thường xuyên
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi thời gian và sự thực hành. Tham gia vào nhiều cuộc trò chuyện, thuyết trình và các dự án giao tiếp khác để không ngừng cải thiện kỹ năng của bạn.
10 kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc
Về số lượng kỹ năng giao tiếp mà cá nhân cần có thì có rất nhiều câu trả lời được đưa ra từ các nhà lãnh đạo, các đơn vị, hay các trung tâm đào tạo. Có người đưa ra 5 kỹ năng giao tiếp cơ bản, 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản, và cũng có ý kiến cho rằng có 9 kỹ năng giao tiếp. Các câu trả lời này đều đúng. Tuy nhiên theo kinh nghiệm của Học Viện Doanh Nhân PTI, chúng tôi tổng hợp 10 kỹ năng giao tiếp trong việc mà cá nhân cần có. Cụ thể:
Chuẩn bị trước khi giao tiếp
Một bí quyết giúp bạn giao tiếp hiệu quả là chuẩn bị kỹ càng trước khi bắt đầu một cuộc hội thoại. Không có sự chuẩn bị nào là thừa thãi. Hãy xác định rõ những ý chính mà bạn muốn truyền đạt, người nghe là ai, cách nói như thế nào và trong thời gian bao lâu.
Nếu đã rõ mục tiêu của cuộc hội thoại, việc lên dàn ý chi tiết sẽ giúp bạn tránh lặp ý, thiếu ý và giảm bớt sự lo lắng khi giao tiếp.
Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc
Giao tiếp rõ ràng và mạch lạc tăng khả năng truyền đạt thông tin, thể hiện sự tự tin của bạn. Tránh sử dụng những từ ngữ lấp lửng như “à”, “ừm” và biết ngắt nghỉ đúng chỗ. Câu quá dài sẽ làm người nghe khó hiểu. Giao tiếp mạch lạc là một trong những kỹ năng quan trọng của nhà quản lý doanh nghiệp.
Kỹ năng lắng nghe, quan sát
Lắng nghe và quan sát là những kỹ năng quan trọng thường được đề cập trong bộ quy tắc ứng xử của doanh nghiệp. Vì chúng thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau giữa các cá nhân. Nếu một người chỉ nói mà không lắng nghe người khác, điều đó có thể khiến người nghe cảm thấy bị áp đặt và không được coi trọng.
Giao tiếp là sự trao đổi thông tin. Do đó, nếu bạn là người biết lắng nghe, người khác sẽ có thiện cảm với bạn hơn.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc với thái độ thân thiện
Giao tiếp với thái độ thân thiện sẽ giúp người đối diện cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ và truyền đạt thông tin. Tùy vào loại hình giao tiếp, sự “thân thiện” có thể được biểu hiện theo nhiều cách khác nhau. Trong giao tiếp bằng văn bản, sự thân thiện thể hiện qua cách hành văn lịch sự. Tạo cảm giác tôn trọng và gần gũi, không làm đối phương cảm thấy xa cách.
Phong cách giao tiếp linh hoạt
Khả năng giao tiếp tốt được thể hiện qua khả năng ứng phó với các tình huống phát sinh đột ngột. Để giao tiếp hiệu quả, linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với môi trường là rất quan trọng.
Đặc biệt, nếu bạn là một nhà quản lý, sự linh hoạt trong giao tiếp là yếu tố không thể thiếu. Tùy vào đối tượng giao tiếp, bạn cần điều chỉnh phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Điều này cũng phản ánh kỹ năng quản lý nhân sự của bạn.
Kỹ năng tận dụng đa dạng phương tiện giao tiếp trong công việc
Việc kết hợp nhiều hình thức giao tiếp trong một cuộc hội thoại giúp truyền đạt thông tin hiệu quả. Nâng cao khả năng thành công trong giao tiếp.
Các phương tiện giao tiếp khác nhau hỗ trợ lẫn nhau. Giúp bạn diễn đạt suy nghĩ một cách dễ dàng hơn. Sử dụng hình ảnh, biểu đồ sẽ làm cho cuộc trò chuyện trở nên sinh động. Hỗ trợ việc truyền tải thông tin nhanh chóng và rõ ràng.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc. Trong một cuộc trò chuyện, việc sử dụng ánh mắt, cử chỉ, hay những hành động nhỏ có thể tạo ra ấn tượng mạnh mẽ. Ngôn ngữ cơ thể giúp bạn thể hiện phong thái chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao trong giao tiếp.
Phê bình mang hàm ý xây dựng
Hãy phê bình một cách chân thành và xây dựng, tránh để cảm xúc cá nhân lấn át. Phê bình nên nhằm mục đích giúp cá nhân cải thiện và hoàn thiện ý kiến của mình. Chứ không phải áp đặt quan điểm của bạn lên người khác.
Điều chỉnh ngữ điệu, tốc độ giao tiếp
Nói quá nhanh có thể khiến người nghe khó nắm bắt thông tin. Trong khi nói quá chậm có thể gây ra cảm giác buồn chán. Hãy luyện tập để tìm ra tốc độ nói phù hợp. Giúp cải thiện khả năng truyền đạt thông tin và giữ sự quan tâm của người nghe.
Yêu cầu, cung cấp phản hồi
Phản hồi là yếu tố thiết yếu trong một cuộc trò chuyện hiệu quả. Một cuộc giao tiếp mà không có sự phản hồi hoặc tương tác sẽ không đạt hiệu quả mong muốn. Kỹ năng yêu cầu và cung cấp phản hồi, cũng như đặt câu hỏi trong cuộc trò chuyện, sẽ giúp bạn giữ sự tập trung của người đối diện và thúc đẩy sự tham gia của họ vào cuộc thảo luận.
Một số lỗi thường gặp về kỹ năng giao tiếp trong công công việc
- Không chú ý lắng nghe và ngắt lời người khác. Làm gián đoạn dòng suy nghĩ của đối phương. Nếu cần ngắt lời, hãy lịch sự nói “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước.
- Sử dụng ngôn từ tiêu cực, chê bai, miệt thị hoặc phán xét người khác. Đặc biệt là thể hiện thái độ khó chịu ngay trước mặt đối phương.
- Giao tiếp không rõ ràng, nói vòng vo, ấp úng hoặc nói quá nhanh/quá chậm.
- Vừa nói chuyện vừa thực hiện các hành động không phù hợp. Như cắn móng tay, xem đồng hồ, vuốt tóc hay sử dụng điện thoại.
- Gợi lên những chủ đề nhạy cảm, có thể gây khó chịu hoặc chạm đến lòng tự trọng của đối phương.
- Đặt câu hỏi không liên quan hoặc không phù hợp với nội dung đang được thảo luận.
- Giọng điệu không phù hợp với ngữ cảnh, nói quá to hoặc quá nhỏ.
- Sử dụng ngôn ngữ lóng ngóng, không chuyên nghiệp hoặc quá phức tạp, gây khó hiểu cho người nghe.
- Cách thức giao tiếp không phù hợp, sử dụng email hoặc tin nhắn để trình bày các ý kiến quan trọng. Thay vào đó nên gặp mặt trực tiếp hoặc gọi điện thoại để trao đổi.
Tổng kết
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong công việc là yếu tố quyết định sự thành công trong môi trường làm việc. Qua việc học tập, rèn luyện thường xuyên, bạn có thể nâng cao khả năng giao tiếp của mình. Thông qua các kỹ năng này bạn sẽ tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và đối tác, từ đó đạt được thành công trong công việc.
