Quản trị kho hàng là gì? Phương pháp quản trị kho hàng hiệu quả

Quản trị kho hàng là một công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics. Đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, quản lý và phân phối một cách hiệu quả. Vậy, quản trị kho hàng là gì? Phương pháp quản trị kho hàng hiệu quả ra sao để tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí và nâng cao năng suất? Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về công việc này. Từ khái niệm cơ bản đến các phương pháp tiên tiến nhằm tối ưu hóa hoạt động kho bãi. Hãy cùng tìm hiểu để có được những giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Xem nhanh

Quản trị kho hàng là gì?

Quản trị kho hàng bao gồm việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày trong kho như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và quản lý vận chuyển nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực logistics, quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được quản lý, theo dõi và kiểm soát một cách chính xác và hiệu quả. Góp phần nâng cao hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Lý do cần quản trị kho hàng?

Quản trị tồn trữ kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành kinh doanh của các cửa hàng. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà việc quản trị kho hàng mang lại:

Đảm bảo hàng có sẵn

Việc duy trì sự cân đối giữa lượng hàng tồn kho thừa và thiếu là rất quan trọng. Nhằm tránh những tác động tiêu cực đến quá trình sản xuất và kinh doanh. Thiếu hàng tồn kho có thể gây ra gián đoạn chuỗi cung ứng. Làm chậm tiến độ sản xuất và ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng. Ngược lại, tồn kho dư thừa sẽ làm tăng chi phí lưu kho. Đồng thời cản trở quá trình sản xuất, phân phối. Quản trị kho hàng hiệu quả giúp duy trì sự cân bằng này. Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả.

Giảm tổn thất trong kho

Quản lý hiệu quả kho hàng giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi chính xác số lượng hàng hóa trong kho. Điều này giúp giảm thiểu tổn thất và lỗi sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý.

Ngoài ra, việc quản trị kho cũng giúp chủ cửa hàng nhận biết và xử lý các sản phẩm tồn trữ lâu ngày, hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí.

Tối ưu chi phí lưu trữ

Việc tồn trữ hàng hóa trong kho đòi hỏi chi phí cho thiết bị, điện nước, nhân công và các khoản phí khác. Quản trị kho hàng giúp chủ cửa hàng phát hiện và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho một cách linh hoạt. Từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ đối với cửa hàng.

Tăng hiệu quả kinh doanh

Quản trị tồn trữ kho hàng giúp đảm bảo cửa hàng luôn có đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Điều này cũng giúp chủ cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng và quản lý vốn một cách hợp lý. Đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

Nội dung cần chú ý khi quản trị kho hàng là gì?

Hiện nay, nhiều cửa hàng vẫn chưa thực hiện việc quản trị kho hàng và tồn trữ kho một cách hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả quản trị kho, chủ cửa hàng cần lưu ý các điểm sau:

Thiết kế và bố trí không gian kho: Thiết kế cấu trúc kho một cách khoa học, lập sơ đồ bố trí hợp lý, sắp xếp hàng hóa theo chủng loại hoặc theo mùa.
Theo dõi hàng tồn kho: Phân loại và lập danh mục hàng hóa chi tiết, sử dụng nhãn dán để ký hiệu, thanh lý các sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc kịp thời.
Quản lý xuất nhập hàng: Cập nhật liên tục số lượng hàng hóa nhập xuất, kiểm tra và lưu trữ chứng từ, duy trì kho sạch sẽ trước và sau mỗi lần xuất nhập, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quy trình này.
Kiểm kê hàng hóa: Thực hiện kiểm kê định kỳ để xác định mức tồn kho, thiết lập định mức tồn kho tối ưu, điều chỉnh những chênh lệch nếu có.
Bốc dỡ và sắp xếp: Hướng dẫn và giám sát quy trình xếp dỡ hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa khi bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc bảo quản và an toàn phòng cháy chữa cháy.

Phương pháp quản trị kho hàng hiệu quả

Quản trị kho bãi là một quy trình phức tạp với nhiều bước khác nhau. Để đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cũng như công sức, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp tính năng kiểm kho.

Các phần mềm cho phép doanh nghiệp tạo phiếu kiểm kho trực tiếp trên hệ thống quản lý bán hàng. Cung cấp thông tin về thời gian, mặt hàng, số lượng tồn, số lượng kiểm thực tế và chênh lệch mà không cần phải dựa vào sổ sách cồng kềnh.

Ngay sau khi tạo phiếu kiểm kho, chứng từ kiểm hàng sẽ tự động xuất hiện. Để điều chỉnh lượng tồn cuối phù hợp với số lượng thực tế. Từ những dữ liệu này, chủ cửa hàng có thể quản trị kho hàng dễ dàng hơn. Với những tiện ích như:

Phần mềm cảnh báo khi số lượng hàng hóa đạt mức tồn định. Giúp lập kế hoạch nhập xuất hàng hóa chính xác.
Chủ cửa hàng có thể kiểm tra lượng hàng tồn kho thường xuyên và nhanh chóng trên các thiết bị đã cài đặt phần mềm.
Sử dụng mã vạch, mã IMEI hoặc số serial để thực hiện kiểm kê kho nhanh chóng và chính xác.
Sử dụng các báo cáo tồn kho thông minh. Để theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình lưu trữ hàng hóa.

Nhờ những tính năng hiện đại này, việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Quản trị nguồn hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là quy trình giám sát và kiểm soát việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên liệu thô, linh kiện, bán thành phẩm, thành phẩm và các mặt hàng khác cần được lưu kho và xử lý.

Quản lý hàng tồn kho thường xuyên đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất và vận chuyển hàng hóa. Người quản lý kho cần nắm rõ các tiêu chí quan trọng. Để đảm bảo hoạt động kho diễn ra hiệu quả và trơn tru.

Các hoạt động quản trị hàng tồn kho

Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho bao gồm:

Quản trị hiện vật hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức lưu kho và diện tích lưu trữ sao cho phù hợp và tiết kiệm nhất. Đầu tư vào các thiết bị và máy móc hiện đại cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất, lưu trữ và vận chuyển. Bảo quản hàng tồn kho về mặt vật chất và chất lượng tốt giúp doanh nghiệp nhận được đánh giá tích cực từ khách hàng, gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Quản trị kế toán của tồn kho

Kế toán kho sử dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và bảng tính Excel để theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách chặt chẽ. Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ cũng cần được thực hiện. Để nắm bắt tình trạng của hàng hóa trong kho và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Quản trị kinh tế hàng tồn kho

Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu quan trọng:

Mục tiêu an toàn: Đảm bảo đủ hàng tồn kho dự trữ. Để quy trình sản xuất và kinh doanh không bị gián đoạn.
Mục tiêu tài chính: Giảm lượng hàng tồn kho để tối thiểu hóa chi phí lưu trữ và giảm số tiền bị đọng lại trong hàng tồn kho.

Quản trị kho hàng và hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận và tài chính của doanh nghiệp. Các quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ nâng cao hiệu suất và tối ưu lượng tồn kho. Dù là doanh nghiệp nhỏ hay công ty lớn, việc áp dụng các phương pháp quản trị hàng tồn kho hiện đại và cải tiến là cần thiết.

Các mô hình quản trị hàng tồn kho là gì?

Có nhiều mô hình quản trị hàng tồn kho khác nhau được sử dụng trong thực tế. Mỗi mô hình có ưu và nhược điểm riêng. Một số mô hình phổ biến nhất bao gồm:

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

Mô hình này được sử dụng để xác định số lượng hàng hóa tối ưu mà một doanh nghiệp nên đặt hàng tại một thời điểm. Mục tiêu của mô hình là tối thiểu hóa tổng chi phí lưu kho. Bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ.

Mô hình đặt hàng định kỳ (POQ)

Mô hình này tương tự như mô hình EOQ, nhưng thay vì đặt hàng khi hàng tồn kho xuống mức tái đặt hàng, các đơn đặt hàng được thực hiện theo khoảng thời gian cố định. Điều này có thể giúp đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho và giảm chi phí đặt hàng.

Hệ thống điểm bán hàng (POS)

Mô hình này sử dụng dữ liệu bán hàng POS để dự đoán nhu cầu trong tương lai và tối ưu hóa mức tồn kho. Mô hình này có thể hiệu quả cho các doanh nghiệp có dữ liệu bán hàng chính xác.

Quản lý dự trữ theo điểm (PDM):

Mô hình sử dụng giá trị hàng hóa để xác định mức độ ưu tiên của hàng hóa trong kho. Các mặt hàng có giá trị cao hơn sẽ được quản lý chặt chẽ hơn. Trong khi các mặt hàng có giá trị thấp hơn có thể được quản lý lỏng lẻo hơn.

Mô hình ABC

Mô hình chia hàng hóa thành ba loại: A, B và C dựa trên giá trị, khối lượng sử dụng. Các mặt hàng A là những mặt hàng quan trọng nhất và được quản lý chặt chẽ nhất. Các mặt hàng C là những mặt hàng ít quan trọng nhất và được quản lý lỏng lẻo nhất.

Để có thể vận dụng tối đa các mô hình quản trị hàng tồn kho được đề cập ở trên, người quản trị kho hàng cần được trang bị kiến thức và kỹ năng bài bản thông qua các chương trình đào tạo chuyên sâu.

Tham gia các khóa học quản trị kho hàng để cải thiện kỹ năng quản trị kho

Quản trị kho hàng là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng trong lĩnh vực này? Khóa học quản trị kho hàng cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này. Các chủ đề có thể bao gồm quản lý vận chuyển và lưu trữ, kỹ thuật quản trị hàng tồn kho, và sử dụng công nghệ thông tin trong quản trị kho hàng.

Kiến thức nền tảng về quản trị kho hàng:

Hiểu rõ khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của quản trị kho hàng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nắm vững các nguyên tắc và quy trình cơ bản của quản trị kho hàng. Bao gồm: nhập kho, xuất kho, quản lý tồn kho, sắp xếp kho, bảo quản kho và an ninh kho.
Có khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý kho phổ biến.

Kiến thức về các mô hình quản trị hàng tồn kho:

Nắm rõ các nguyên tắc hoạt động, ưu điểm và nhược điểm của các mô hình quản trị hàng tồn kho phổ biến. Được thực hành các bài tập quản trị kho hàng, rèn luyện khả năng tính toán và áp dụng vào thực tế.
Có khả năng lựa chọn mô hình quản trị hàng tồn kho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Biết cách áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho vào thực tế. Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và lợi nhuận.

Ngoài ra, người quản trị kho hàng cũng cần thường xuyên cập nhật kiến thức và kỹ năng mới thông qua các khóa học đào tạo ngắn hạn, hội thảo, hội nghị chuyên ngành,… để thích ứng với những thay đổi của thị trường và công nghệ.

Kết Luận

Quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Hiểu rõ về các khái niệm và công cụ trong lĩnh vực này sẽ giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của hệ thống kho hàng. Đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Hãy khám phá thêm về quản trị kho hàng bằng cách tham gia khóa học cùng chúng tôi!

HỌC VIỆN DOANH NHÂN PTI