Quy trình quản lý kho là một phần quan trọng không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp chuyên về lưu trữ và giao hàng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro chạm hàng, thất thoát mà còn tối ưu hóa quản lý nguồn lực, tăng hiệu suất và cải thiện dịch vụ đối với khách hàng. Một quy trình quản lý kho chặt chẽ và chuyên nghiệp sẽ như thế nào. Cùng xem hết nội dung bài viết này nhé.
Quy trình quản lý kho là gì?
Quản lý kho không chỉ là việc giám sát các hàng tồn kho, mà còn là một chuỗi các hoạt động chiến lược được thiết kế. Để tối ưu hóa mọi khía cạnh của quá trình cung ứng và sản xuất. Điều này bao gồm tiếp nhận hàng hóa, theo dõi tồn kho và đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển. Xây dựng kế hoạch công việc, và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa.
Quy trình quản lý kho là hệ thống bước tiến tự nhiên và liên tục. Chứa đựng bí quyết của sự tự tin trong hoạt động kinh doanh. Đây không chỉ là việc theo dõi và lưu trữ hàng hóa một cách ngẫu nhiên. Mà là một chuỗi các hành động được thiết kế để đảm bảo rằng mỗi sản phẩm, mỗi nguyên liệu. Mỗi đơn vị hàng hóa được tối ưu hóa trong mọi khía cạnh.
Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp
Tránh thất thoát hàng hoá
Một trong những vai trò quan trọng nhất của nghiệp vụ quản lý kho là ngăn chặn thất thoát hàng hóa. Thất thoát có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như trộm cắp, hỏng hóc, hoặc lỗi mốt của sản phẩm. Để ngăn chặn điều này, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng tồn kho là hết sức quan trọng.
Tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu và vật tư
Khi hàng tồn kho được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tránh được việc mua quá nhiều nguyên vật liệu hoặc vật tư mà không cần thiết. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Tiết kiệm chi phí lưu kho
Một quy trình quản lý kho minh bạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho. Phí lưu kho thường phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hóa. Bằng cách quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu việc sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và các chi phí liên quan khác như điện, nước, và nhân công.
Tăng sự hài hoà cho khách hàng
Quản lý tốt lượng hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Việc giao hàng đúng hẹn không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Tăng hiệu quả vốn lưu động
Hàng tồn kho trong kho là một phần quan trọng của vốn lưu động của doanh nghiệp. Quản lý kho hiệu quả giúp tối đa hóa hiệu quả của vốn lưu động. Giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của thị trường.
Quy trình quản lý kho cơ bản
1. Nhập kho
Quy trình quản lý kho bắt đầu với việc nhập kho, nơi mà hàng hóa được nhận vào kho từ các nhà cung cấp. Trong quá trình này, nhân viên kho kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn đặt ra. Thông thường, mỗi lô hàng sẽ được ghi nhận trong hệ thống quản lý kho để theo dõi.
2. Lưu kho
Sau khi hàng hóa được nhận vào kho, chúng được lưu trữ một cách an toàn và có tổ chức. Mỗi sản phẩm hoặc loại hàng hóa sẽ được đặt ở vị trí cụ thể trong kho để dễ dàng tìm kiếm và truy cứu. Hệ thống mã vạch hoặc mã SKU thường được sử dụng để định danh từng sản phẩm. Giúp trong việc theo dõi và quản lý lượng tồn kho một cách chính xác.
3. Nhận hàng để thực hiện đơn hàng:
Khi có đơn đặt hàng từ khách hàng, quy trình quản lý kho bao gồm việc nhận hàng từ kho và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển. Nhân viên sẽ tìm kiếm và xác nhận sản phẩm trong kho, sau đó chuẩn bị chúng để gửi đi. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và nhanh nhẹn để đảm bảo rằng hàng hóa chính xác và nguyên vẹn khi đến tay khách hàng.
4. Đóng gói và xuất kho:
Sau khi hàng hóa được chuẩn bị, chúng sẽ được đóng gói một cách an toàn và chắc chắn. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa không bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển. Sau khi đóng gói xong, hàng hóa sẽ được xuất kho và giao cho đối tác vận chuyển để chuyển đến địa chỉ đích.
5. Hoàn hàng:
Trong trường hợp hàng hóa bị lỗi hoặc không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, quy trình hoàn hàng sẽ được kích hoạt. Nhân viên sẽ kiểm tra hàng hóa hoàn trả và xác định liệu chúng có thể được bán lại hay cần phải được trả về nhà cung cấp.
6. Kiểm hàng:
Việc kiểm tra định kỳ hàng tồn kho trong kho là quan trọng. Để đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn định và không có sự chênh lệch lớn giữa số lượng tồn kho thực tế và số liệu trong hệ thống quản lý kho. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm kê và cập nhật dữ liệu trong hệ thống.
7. Thống kê và báo cáo:
Quy trình cuối cùng trong quản lý kho là việc thống kê và tạo báo cáo. Thông qua việc phân tích dữ liệu về tồn kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của chiến lược quản lý kho và đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định kinh doanh và lên kế hoạch tương lai.
Quy trình quản lý kho cơ bản này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự tổ chức và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày. Mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.
Qua bài viết này Học Viện Doanh Nhân PTI – Tập Đoàn Giáo Dục Đào Tạo PTI gửi đến quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, để làm việc và quản lý có hiệu quả bạn nên tìm hiểu cũng như trau dồi kiến thức chuyên môn tốt hơn qua các lớp học. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi để biết thêm nhiêu kiến thức cũng như là lịch khoá tại đây nhé.
Học Viện Doanh Nhân PTI – Tập Đoàn Giáo Dục Đào Tạo PTI
- Địa chỉ: 106/4 Đường Trường Chinh, Tân Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (Xem bản đồ)
- Điện thoại: 0363.38.31.38
- Email : dkhocviendoanhnhanpti@gmail.com
- Website: hocviendoanhnhanpti.edu.vn
- Fanpage: Học Viện Doanh Nhân PTI – Tập Đoàn Giáo Dục Đào Tạo PTI
